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Lecciones de gestión TIC en tiempos de movimientos sociales

2ndo Desayuno Club CIO 2013

17/04/2013

En el segundo desayuno del Club CIO del año, Ramón Rodríguez, CIO de Mineduc, compartió su experiencia sobre el desarrollo de una buena gestión TI en tiempos de movimientos sociales.

Ramón Rodríguez llegó al Ministerio de Educación en mayo del 2010. Una vez instalado en el cargo, una de sus primeras labores fue determinar las funciones que realizaba el Ministerio e identificar a los usuarios a los cuales se debía atender. La conclusión fue que existía una cantidad importante de usuarios: personal del ministerio de las distintas entidades de la cartera y por sobre todo los estudiantes que se manifestaban en las calles.

Uno de los problemas que diagnosticó Rodríguez fue la poca infraestructura tecnológica que poseía el ministerio, lo que cual generaba constantes caídas de sistema en situaciones de alta demanda por información, como por ejemplo, cuando se publicaban los resultados de la PSU. También existían otras dificultades relacionadas con una falta de gobernabilidad en la gestión del área. Por ejemplo, existía una cantidad excesiva de sitios web para entregar la información a los usuarios.

Teniendo en cuenta este diagnóstico, se realizó un riguroso análisis de la cartera de proyectos considerando variables como impacto/ beneficios, probabilidad de ocurrencia y riesgos asociados a los proyectos. Con esto de determinó una priorización de las iniciativas en que se debía enfocar el equipo liderado por Ramón Rodríguez. Lo anterior se complementó con la utilización de una herramienta para evaluación y gestión de proyectos. Además, se consideraron prácticas de PMO en la gestión de proyectos y herramientas para monitorear el avance los proyectos. En estas iniciativas se contó con asesoramiento externo.

Otra mejora relevante implementada fue la estructuración de comités técnicos y ejecutivos para decidir qué proyectos tenían más prioridad. Una de las lecciones compartidas por Ramón Rodríguez, es que el CIO no es el CEO, y lo por tanto las prioridades del negocio no las debe definir el líder de tecnología.

Otras iniciativas consideradas para mejorar la gestión del área fue la introducción de metodologías de procesos en la definición de los proyectos y la utilización de ciclos cortos de desarrollo, con el objetivo de mitigar riesgos en los proyectos.

El resultado de todas estas iniciativas se tradujo en casos de éxitos tangibles. Por ejemplo, fue posible mejorar trámites como la entrega de certificados y licencias. En un principio estos documentos eran distribuidos en papel. Este proceso se digitalizó y se pasó de entregar 150 mil en 2010 a 900 mil en 2012. La cuantificación del ahorro que se produjo con esta iniciativa equivale a cinco millones de horas hombre.

Entre otros avances también está la creación de una aplicación móvil para entregar los resultados de la PSU y del Simce, evitando el colapso del sitio web. Este año, el 50 por ciento de los interesados utilizó esta aplicación, lo cual ayudó a descongestionar las visitas a la versión web.

Los asistentes al desayuno, CIO representantes de las principales empresas de Chile, tuvieron muy buenos elogios para esta presentación.

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